Suomen Tolkien-seura ry:n hallituksen kokous 4.3.2004

Aika: to 4.3.2004 kello 19.27 - 21.07

Paikka: Jukka Galkinin ja Maria Majan asunto

Läsnä: Markus Neuvonen (puheenjohtaja)
Benjamin Bainton
Juho Gröndahl
A n t o n H i r o p o u l o s
Maria Maja (sihteeri)
Jukka Galkin

Poissa:
Karoliina Leikomaa
Erkki Leitsaro
Inkeri Kontro

1. Avaus
   
   Puheenjohtaja Markus Neuvonen avasi kokouksen.
   
   
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
   
   Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
   
   
3. Pöytäkirjantarkastajien valinta
   
   Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Juho Gröndahl ja A n t o n H i r o p o u l o s.
   
   
4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen
   
   9.2.2004 järjestetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja tarkistettiin ja allekirjoitettiin.
   
   
5. Ilmoitusasiat
   
   

   Juho Gröndahl kertoi Hyrylän lukiosta tulleesta puhelusta. Puhelu koski lukiossa 23.4. järjestettävää filosofiatapahtumaa. Oppilaat olivat esittäneet toivomuksen, että tapahtuman yhteydessä käsiteltäisiin myös fantasiakirjallisuutta ja sen luomia mahdollisia maailmoja. Tapahtuman järjestävät halusivat tietää, voisiko Suomen Tolkien-seura ry järjestää tapahtuman puitteissa toiminnallisen ohjelmanumeron aiheesta "Tolkien ja mahdolliset maailmat". Tapahtumaan osallistuvien matkakustannukset korvataan. Osallistujat saavat myös lounaan. Markus Neuvonen lupautui hankkimaan tapahtumasta lisätietoja, joiden pohjalta osallistumisesta päätetään.

   Olemme saaneet sähköpostia myös Kajaanin kaupunginkirjastosta Mari Mäntylältä. Yhteydenotossaan Mäntylä tiedustelee, voisimmeko osallistua toukokuussa Kajaanissa järjestettävään lasten ja nuorten kulttuuriviikkoon. Pohdimme asiaa kokouksessa ja totesimme tarvitsevamme lisätietoja myös tästä tapahtumasta. Keskustelussa esitettiin saman ohjelman järjestämistä molemmissa tapahtumissa. Juho Gröndahl tarjoutui hankkimaan lisätietoja tapahtumasta.

   
   
   
6. Smialit
   
   Smialkisaan osallistuvat Morel ja Thorondor. Myös Gulhothilla on toimintaa. Smialvastaava Inkeri Kontro on tiedustellut halukkuutta perustaa pääkaupunkiseudulle toinen, nuorille tarkoitettu smial.
   
   
7. Hobittilan Sanomat
   
   Hobittilan Sanomat 2/2004:n eräpäivä on huhtikuun lopussa. Numerossa 1/2004 on väärä postilähetyssopimusnumero. Asia tulee huomioida TaLePo:n yhteydessä lehtipostituksissa.
   
   Numeroon 2/2004 tulee Kesätapaamisen mainos. Juho Gröndahl lupasi laatia sen.
   
   
8. Legolas
   
   Legolas 2/2004:n eräpäivä on maaliskuun lopulla. Legolaksen toimituskunnalle myönnetään yhteensä 50 euroa käytettäväksi piirustuskilpailun palkintojen hankintaan. Hallitus toivoo lisäteitoja kuvien käyttöoikeuksista. Keskustelussa tiedusteltiin, voitaisiinko kuvia mahdollisesti käyttää muuallakin kuin Legolaksessa.
   
   Legolakselle laaditaan omat kotisivut.
   
   
9. Kalenteri 2005
   
   Benjamin Bainton on yhteydessä kalenterin kokoajaan.
   
   Hallitus keskusteli kalenterista ja pohti sen tulevaisuutta. Toimivaa ja aktiivista yhteydenpitoa kalenterin kokoajan ja hallituksen välillä pidettiin tärkeänä. Kalenterin tarkoitus selvitetään tämän vuoden aikana keskustelulla. Markus lupasi käynnistää aiheesta keskustelun postituslistalla. Asia nostetaan uudelleen esille seuraavassa hallituksen kokouksessa.
   
   
10. Kuvastaja 2004
    
    Tämän vuoden Kuvastaja-raadille on etsittävä puheenjohtaja, joka ottaa selvää, onko Kuvastajan jakamiselle edellytyksiä ja kokoaa yhteensä viisihenkisen raadin.
    
    
11. Jäsenkysely
    
    Markus Neuvonen lupasi organisoida Suomen Tolkien-seura ry:n jäsenkyselyn siten, että se voidaan liitää yhteen Legolaksen lukijakyselyn kanssa. Neuvonen lähettää ideoimansa kysymykset postituslistalle, jossa niitä pohditaan yhdessä.
    
    Kysely pyritään laatimaan joko yhdelle tai kahdelle A4-kokoiselle arkille. Se tulee Legolas-lehden keskiaukeamalle.
    
    
12. Sääntömuutosehdotusten läpikäyminen ja hyväksyminen
    
    Sääntömuutosehdotus käytiin läpi ja hyväksyttiin yksimielisesti. Päätettiin, että mikäli muutosesitys hyväksytään vuosikokouksessa, tarkastutetaan se ennakkoon Patentti- ja rekisterihallituksessa. Samalla päivitetään nimenkirjoittajat.
    
    
13. Tilinkäyttöoikeuksien siirto
    
    Tilinkäyttöoikeudet ovat seuraavilla henkilöillä:
    
    Jukka Galkin (XXXXXX-XXXX) rahastonhoitaja
    Maria Maja (XXXXXX-XXXX) sihteeri
    Markus Neuvonen (XXXXXX-XXXX) puheenjohtaja
    
    Tilinkäyttöoikeudet poistetaan seuraavilta henkilöiltä:
    
    Benjamin Bainton (XXXXXX-XXXX)
    Manu Paavola (XXXXXX-XXXX)
    
    
14. Rintanappikoneen hankinta
    
    Juho Gröndahl kertoi saaneensa esitteet kahdesta liikkeestä. Hän lupasi hankkia tarpeelliset lisätiedot yrityksistä. Hankinnasta pyritään päättämään seuraavassa hallituksen kokouksessa.
    
    Rintanappitalkoot järjestetään heti, kun kone on saatu, kuitenkin ennen Finnconia ja Ropeconia.
    
    
15. Kultti ry
    
    Markus Neuvonen lupautui hankkimaan tiedot seuraavista asioista:
    - Kultti ry:n jäsenyyden hyödyt, haitat ja edellytykset
    - Kultti ry:n tuen suuruus, tarvittava työmäärä ja edellytykset
    
    
16. Lehtien päätoimittajille ilmainen jäsenyys
    
    Ehdotus lehtien päätoimittajien ilmaisesta jäsenyydestä hyväksyttiin yksimielisesti.
    
    
17. Katsaus loppuvuoteen
    
    Lauantaina 6.3.2004 järjestetään vuosikokous, jossa käsitellään mm. sääntömuutosesityksiä. Kevättapaaminen on hobittityylinen piknik Suomenlinnassa. Kesätapaaminen järjestetään Finnconin yhteydessä. Smial Gulhoth esittää Finnconissa näytelmänsä Keskeneräisten tarujen kirjasta.
    
    Esite pitää uusia Finnconia ja Ropeconia varten. Kirjanmerkkiin pitää tilata kuvitus.
    
    
18. Muut esille tulevat asiat
    
    Jukka Galkin ja Maria Maja kertoivat olevansa päivittämässä entistä Hallituskalenteria laajemmaksi kokonaisuudeksi. Kokonaisuuden nimeksi tulee Snagasivut. Sinne tulee hallituksen jäsenten ja aktiivien toimintaa helpottavaa materiaalia sekä kertomuksia toiminnasta. Galkin ja Maja laittavat Snagasivut internetiin heti, kun ne ovat kyllin valmiit. Niiden osoitteeksi tulee http://koti.mbnet.fi/snagasivut
    
    Maja kertoi kaipaavansa kuvitusta keventämään Snagasivujen ilmettä. Piirrosten tulisi olla mustavalkoisia. Markus Neuvonen ja A n t o nH i r o p o u l o s ilmoittivat halukkuudestaan laatia kuvituksia. Lista tarvittavista kuvituksista lähetetään myös postituslistalle.
    
    A n t o nH i r o p o u l o s ilmoitti tuovansa kuukausitapaamiseen 8.3.2004 figuureja. Hän ehdotti, että Tolkien-seura voisi hankkia niitä kerhotilalle, jossa niitä voitaisiin maalata ja niillä pelata.
    
    Aiemmin ideoituun kirjanmerkkiin tarvitaan kuvitus. Kuvitusta ehdotettiin pyydettäväksi mm. Tonja Goldblattilta. Myös Milla Elolaa ehdotettiin. Asia otetaan esille postituslistalla.
    
    Näkövammaisten jäsenten yhteystietoja pyydetään Manu Paavolalta. Heiltä tiedustellaan, missä tiedostoformaatissa he haluavat lehtensä.
    
    Juho Gröndahl ottaa yhteyttä Eläketurvakeskukseen.
    
    Markus Neuvonen ottaa yhteyttä Verovirastoon.
    
    
19. Posti
    
    Juho Gröndahl vastaa Espanjan Tolkien-seurasta saapuneeseen kyselyyn.
    
    
20. Päättäminen
    
    Puheenjohtaja Markus Neuvonen päätti kokouksen.