Suomen Tolkien-seura ry:n hallituksen kokous 9.2.2004 klo 19.46-21.27

Aika: pe 9.2.2004 klo 19.46-21.27

Paikka: kerhotila

Läsnä: Markus Neuvonen puheenjohtaja
Benjamin Bainton
Juho Gröndahl
A n t o n H i r o p o u l o s
Inkeri Kontro
Jukka Galkin sihteeri

Poissa:
Karoliina Leikomaa
Erkki Leitsaro
Maria Maja

1. Avaus
   
   Puheenjohtaja Markus Neuvonen avasi kokouksen.
   
   
2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus
   
   Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
   
   
3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkistaminen
   
   4.1.2004 järjestetyn hallituksen kokouksen pöytäkirja tarkistettiin ja allekirjoitettiin.
   
   
4. Ilmoitusasiat
   
   Ilmoitusasioita ei ollut.
   
   
5. Hallitustehtävien määrittely
   
   5.1 Postilokeron tyhjennys ja lehtivaihto
   
   Rahastonhoitaja tyhjentää postilokeron ja tuo lehtivaihtolehdet seuraavaan hallituksen kokoukseen puheenjohtajalle. Puheenjohtaja toimittaa lehdet arkistoon.
   
   5.2 Tiedustelut
   
   Tiedottaja huolehtii mainosten laatimisesta ja kysymyksiin vastaamisesta lukuun ottamatta postimyyntiä ja jäsenasioita koskevia kysymyksiä, joihin vastaa rahastonhoitaja.
   
   5.3 Uutispalsta
   
   Hobittilan Sanomien "Briistä kuultua" -uutispalstan kokoaminen annettiin koko hallituksen tehtäväksi.
   
   
6. Smialit
   
   Smialkisassa on mukana Smial Thorondor. Smialvastaava muokkaa Smialkisan sääntöjä.
   
   
7. Hobittilan Sanomat
   
   Jäsenkyselyä päätettiin lykätä. Hallitustoimintaa käsittelevän artikkelisarjan aloitusta päätettiin lykätä, koska Hobittilan Sanomissa 1/2004 on riittävästi artikkeleita.
   
   
8. Legolas
   
   Todettiin, että Legolas 1/2004 odottaa painamista. Päätettiin hankkia vastauslähetyssopimusnumero tulevia lukijakyselyjä varten. Päätettiin hankkia Legolakselle internetsivut. Sivujen toteutusta ryhdytään selvittämään.
   
   
9. Posti
   
   Saatu kirje Kultti ry:ltä. Puheenjohtaja Markus Neuvonen tutustuu kirjeeseen.
   
   
10. Nimenkirjoitusoikeuksien päivittäminen
    
    Päätettiin päivittää nimenkirjoitusoikeus seuraaville hallituksen jäsenille:
    Puheenjohtaja Markus Neuvonen
    Varapuheenjohtaja Karoliina Leikomaa
    Sihteeri Maria Maja XXXXXX-XXXX
    Rahastonhoitaja Jukka Galkin XXXXXX-XXXX
    
    
11. Jäsenkortit
    
    Jäsenkortit tehdään Legolas 1/2004 postituksen yhteydessä. Markus Neuvonen ottaa leimasimen mukaan postitukseen.
    
    
12. Internetsivut
    
    Päätettiin uudistaa internetsivujen rakenne ja ilme. Käytännön toteutusta selvitetään.
    
    
13. Raha-asiat
    
    Päätettiin hankkia rintanappikone. Juho Gröndahl ottaa yhteyttä valmistajiin. Hankitaan uusi lukollinen kaappi kerhotilalle. Hankinnasta huolehtivat Jukka Galkin ja Markus Neuvonen. Päätettiin tehostaa ilmoitusmyyntiä.
    
    
14. Tulevia tapahtumia
    
    Pohdittiin tulevia tapahtumia.
    
    
15. Keski-Maa -kalenteri 2005
    
    Katri Niinikangas on aloittanut kalenterin valmistelut.
    
    
16. Hallituskalenteri
    
    Päätettiin lisätä Vuosijuhlaa varten laadittu esimerkkiohjelma.
    
    
17. Ideoita jäsenten aktivoimiseksi
    
    Osa suunnittelukeskustelusta päätettiin siirtää keskustelulistalle. Pohditaan teemapäivien järjestämistä.
    
    
18. Muut esille tulevat asiat
    
    Näkövammaisilla jäsenillä on mahdollisuus saada lehtensä sähköisessä muodossa. Kasetille ääneen lukemisesta joudutaan toistaiseksi luopumaan teknisten ongelmien vuoksi.
    
    
19. Seuraavan kokouksen ajankohta
    
    Alustava päivämäärä maanantai 1.3.2004.
    
    
20. Päättäminen
    
    Puheenjohtaja Markus Neuvonen päätti kokouksen.