Suomen Tolkien-seura ry:n hallituksen kokous 4.1.2004

1. Kokouksen avaus
   Puheenjohtaja Karoliina Leikomaa avasi kokouksen kello 12.21.



2. Kokouksen toimihenkilöiden valinta
   Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin Karoliina Leikomaa. Sihteeriksi valittiin Jukka Galkin.



3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
   Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Läsnä olivat Karoliina Leikomaa, Jukka Galkin, Benjamin Bainton, Juho Gröndahl, A n t o n H i r o p o u l o s ja Inkeri Kontro.



4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen
   Esityslista hyväksyttiin yksimielisesti.



5. Suomen Tolkien-seura ry:n vuoden 2004 hallituksen järjestäytyminen
   
   Puheenjohtaja Markus Neuvonen
   Varapuheenjohtaja Karoliina Leikomaa
   Sihteeri Maria Maja
   Rahastonhoitaja, jäsenrekisterivastaava Jukka Galkin
   Smialvastaava Inkeri Kontro
   Paino- ja postitusvastaava Benjamin Bainton
   Julkisuusvastaava Juho Gröndahl
   Varajäsenet A n t o n H i r o p o u l o s, Erkki Leitsaro



6. Ilmoitusasiat
   Inkeri Kontro ilmoitti etsivänsä Hobittilan Sanomien avulla ruotsinkielisiä aktiiveja. Hän ilmoitti myös kartoittavansa tarvetta nuorten smialille pääkaupunkiseudulla.



7. Hobittilan Sanomat 1/04
   HobSanin deadline on 13.2.2004. Lehteen kerätään hallituksen jäseniltä lyhyet esittelyt. Ne tulisi lähettää Karoliina Leikomaalle sähköpostiosoitteeseen karoliina.leikomaa@env.tpu.fi mahdollisimman pian. Benjamin Bainton lupasi laatia jutun vuosijuhlasta. Hobittilan Sanomat kaipaa juttuja ja kuvia.



8. Legolas 1/04
   Legolaksen deadline on 12.1.2004. Legolas kaipaa artikkeleita ja kuvia.



9. Posti
   Postissa ei toistaiseksi ole ollut mitään erityistä.



10. Vuosi 2004
    
    *Vuosikokous*
    Vuosikokous järjestetään lauantaina 6.3.2004 kello 13.00 Benjamin Bainton lupautui varaamaan tilan. Maria Maja laatii ilmoituksen Hobittilan Sanomiin.
    
    Vuosikokouksen käsiteltäväksi on ehdotettu muutoksia yhdistyksen sääntöihin. Muutettavaksi on ehdotettu seuraavia kohtia:
    - Suomen Tolkien-seura ry:n kuvauksen päivitys vastaamaan nykytilaa
    - Vuosi- ja vaalikokouksessa käsiteltävien asioiden päivitys
    - Jäsenen eronneeksi katsomisen aikarajan päivitys
    
    Markus Neuvonen ja Jukka Galkin valmistelevat vuosikokoukselle tarjottavan esityksen sääntömuutoksista. Sääntömuutosehdotuksia käsitellään seuraavassa hallituksen kokouksessa helmikuussa.
    
    *Kevättapaaminen*
    Kevättapaaminen järjestetään lauantaina 22.5.2004. Se on tarkoitus järjestää hobittihenkisenä nyyttikestipiknikkinä Suomenlinnassa. Suomen Tolkien-seura hankkii kevyttä purtavaa tapahtumaan. A n t o n H i r o p o u l o s tarjoutui laatimaan mainoksen Hobittilan Sanomiin.
    
    *Kesätapaaminen*
    Kesätapaaminen on tarkoitus järjestää Finnconin yhteydessä Jyväskylässä. Juho Gröndahl lupautui selvittämään asiaa.
    
    *Syystapaaminen*
    Mahdollisuutta syystapaamisen järjestämiseen tiedustellaan Kotkan paikallisseura Thorondorilta ja Tampereen Morelilta.
    
    *Ropecon*
    Juho Gröndahl lupautui hankkimaan myyntipöydän Ropecon ry:ltä.
    
    *Finncon*
    Tiedustellaan Smial Gulhothilta ja Finnconin järjestäjiltä mahdollisuutta esittää tapahtumassa Gulhothin näytelmä "Keskeneräisten tarujen kirja". Juho Gröndahl ottaa selvää mahdollisuudesta saada myyntipöytä.
    
    *Kuvastaja-palkinto*
    Tiedustellaan Ilana Rimónilta mahdollisuutta toimia raadin puheenjohtajana. Myös Marianna Leikomaan ja Erkka Leppäsen halukkuutta toimia raadissa tiedustellaan.
    
    *Kalenteri*
    Benjamin Bainton tiedustelee, haluaisiko edellisen vuoden kalenterin koonnut Katri Niinikangas koota kalenterin myös tänä vuonna.



11. Tammikuu
    Jukka Galkin ja Markus Neuvonen huolehtivat nimenkirjoittajien päivityksestä yhdistysrekisteriin ja tilinkäyttöoikeuksien päivityksestä. [Henkilötietoja]



12. Hankinnat
    *Rintanappikone*
    Pyydetään Markus Neuvosta ottamaan yhteyttä yritykseen, josta hän tiedusteli rintanappikonetta viime vuonna. Juho Gröndahl lupautui ottamaan yhteyttä Scansalesiin.
    
    *Kännykkä ja prepaid-liittymä*
    Päätettiin hankkia Seuralle oma käytetty kännykkä ja prepaid-liittymä. Rahastonhoitaja Jukka Galkin lupautui hankkimaan kännykän.
    
    *Lukollinen kaappi*
    Päätettiin hankkia lukollinen kaappi. Jukka Galkin ja Markus Neuvonen käyvät tiedustelemassa asiaa Kierrätyskeskuksesta.
    
    *Tarjoiluastioita*
    Päätettiin hankkia ruoan ja juoman tarjoilua varten seuraavat: - 2 pumpputermoskannua
    Nämä seuraavat kovaa muovia, jos mahdollista:
    - mehukannu
    - maitokannu, kermakko ja sokerikko
    - salaattikulho
    - salaattiottimet



13. Muut esille tulevat asiat
    Marianna Leikomaa päivittää Suomen Tolkien-seura ry:n sivut, kunhan saa toimivan tietokoneen.
    
    Inkeri Kontro ja Juho Gröndahl huolehtivat addressista Kersti Juvalle.



14. Seuraava kokous
    Sovittiin alustavasti sunnuntaille 8.2.2004 kello 14.00 kerhotilalle.



15. Kokouksen päätös
    Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 13.44